三单核对外包前，需要准备哪些资料
翰擎
不用换系统，也不用先把数据整理干净。准备好三类单据的导出、一份合同价格表和几条口径，就可以跑第一期。
从现有系统导出就行
很多企业担心外包核对要先上新系统，或者要先把历史数据整理干净。其实不需要：从现在用的 ERP、仓储系统和发票平台导出原始数据，格式不统一由核对方整理。
第一期建议只拿一个月、一个工厂或一类物料的数据来跑，范围小，口径容易谈清楚，跑通了再扩大。
三类单据的导出
- 采购订单：订单号、供应商、物料编码、数量、单位、单价、下单日期、交货日期。
- 入库记录：入库单号、对应订单号、物料编码、实收数量、单位、入库日期；散装原料附磅单号。
- 发票明细：发票号码、开票日期、供应商、物料或服务名称、数量、单价、金额、税额。数电发票可以从电子发票服务平台批量导出明细。
一份合同价格表
按物料列出合同单价、计价单位、生效日期；年内调过价的，每一版都要留，并注明调价从哪天起适用。没有统一价格表、价格散在各份合同里的，也可以把合同扫描件给过来，由核对方整理成表，您确认后作为核对依据。
几条口径，由您来定
- 计量单位怎么换算，以哪个单位为准。
- 磅差、尾差的容差是多少；容差内的差异按入库数还是按发票数结算。
- 调价时，按下单日、发货日还是入库日适用价格。
- 已入库未到票，超过多少天提醒采购催票。
这些口径写进口径确认单，签字后才开始核对。以后要改，也是改确认单、重新签，避免同一份数据前后用两套规则。
数据怎么给才放心
先签保密协议，再给样本。供应商名称、联系人可以先换成代号，只要同一家供应商在三类单据里用同一个代号，就不影响核对。
数据存放位置、保留期限和到期后的销毁方式，应当写进合同。核对方只读数据、只出清单和建议，账务调整由企业自己做。
