采购三单对不上，常见的 7 种原因

先分清：是口径不同，还是真的错了

三单匹配说起来简单：采购订单写了买什么、多少、什么价，入库单记了实际收到多少，发票记了供应商按多少开票。三者对得上才进入付款审批，对不上先查清。

实际做下来，很多差异并不是有人做错，而是三张单据由三拨人、在三个时间点、按三种口径记录。把差异按原因分类，口径类的按规则批量处理，真正需要判断的才交给人。下面是制造业最常见的 7 类。

1. 计量单位不一致

订单按吨下，仓库按千克或按件收，发票又按合同单位开。单位换算本身不难，难在换算系数散落在物料主数据、合同附件和仓库习惯里，每个人记的不一样。核对前先把每个物料的换算关系定成一张表，后面就不用逐单争论。

2. 磅差和自然损耗

散装原料过磅，发货方和收货方的磅单天然有差。差多少算正常，应该写在合同或双方约定的容差里。容差内的按约定数结算，超出的才需要找供应商谈。没有约定容差的，每一单都会变成“要不要追”的判断题。

3. 价格调整的时点

合同价中途调整后，同一物料在调价前下单、调价后到货、再后来开票，三张单据可能分别对应新旧两个价格。要先约定以哪个时点适用价格：下单日、发货日，还是入库日。这一条不定，价差类的异常会反复出现。

4. 分批到货、合并开票

一张订单分几次到货，供应商月底一次开票；或者几张订单合在一张发票上。按单号一对一匹配会全部报错。要改成按物料、批次和期间汇总后再比，同时保留每一笔的对应关系，方便追溯。

5. 含税与不含税口径混用

订单价格是不含税的，发票金额是价税合计，或者反过来；还有税率变化、免税物料混在一起的情况。比金额前先统一口径，否则每一单都会出现一个看起来很像差异、其实只是税额的数字。

6. 缺票、暂估和跨期

货已入库、发票还没到，月末按暂估入账；下月发票到了，金额又和暂估不一致。这类差异要按“已入库未到票”的天数跟踪，到了约定天数还没票的，提醒采购去催，而不是等到年底一起清。

7. 重复开票和串单

同一笔入库对应了两张金额相同的发票，或者发票上的订单号写成了另一张订单。这一类是真错误，哪怕每期只有一两条，也应当逐单查出来，单独列示。

怎么把这些变成每月例行的事

• 把单位换算、容差、调价时点、含税口径先写成一页口径确认单，由业务负责人签字。
• 每期按口径确认单逐单比对，一致的自动通过，口径内的差异按规则处理。
• 剩下的异常每条写明差异类型、金额、原件位置和建议动作，交给负责人决定。