主推采购三单核对,先看一份示例异常清单

分批到货、合并开票,三单怎么对?

翰擎

不能按单号一对一硬对。按订单行把每次入库和发票关联起来,比累计数量,并标记已匹配的部分,避免同一笔入库被重复使用。

仓库旁办公桌上待处理的入库单据(示意图)

为什么一对一对不上?

按订单行把每次入库和每张发票关联起来,比累计数量和每批适用的价格,并标记已经匹配的数量。一张订单分几次到货、月底一次开票,或者几张订单合开一张发票时,按单号一对一去比,很容易误报差异。

应该怎么对?

  • 以订单行为单位,把对应的每次入库和每张发票关联起来。
  • 比累计数量:累计开票数量不超过扣除退货后的累计入库数量。
  • 比单价:按合同约定的调价生效条件,逐批核对发票单价和这一批适用的价格;不同批次可能适用不同价格。
  • 已经匹配过的入库数量做标记,不能再给下一张发票用。

举个例子(数字为示例)

订单一行,钢板 20 吨。10 月 8 日入库 8.000 吨,10 月 15 日入库 12.000 吨,累计 20.000 吨。月底收到一张发票,开 20 吨。按订单行累计比,开票 20 吨等于累计入库 20.000 吨,数量对上;如果只拿这张发票去对 10 月 15 日那张入库单,就会误报多开 8 吨。

只开了一部分票怎么办?

入库 20 吨、只开票 12 吨的,剩下 8 吨属于已验收入库、未取得发票。月末按会计准则暂估入账,注意不要重复暂估;下期到票后接着匹配。

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