主推采购三单核对,先看一份示例异常清单

三单匹配是哪个部门负责的?

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一般由财务的应付岗位或财务共享中心牵头核对。但三张单据分别归采购、仓库和供应商,差异要找对应部门确认。

仓库收货台上核对送货单(示意图)

三单匹配由哪个部门负责?

一般由财务的应付岗位(AP)或财务共享中心牵头执行,具体分工以企业的内部控制制度为准。

采购、仓库、财务各管什么?

  • 采购:订单、合同价格和调价审批;和供应商沟通价差,跟进发票更正。
  • 仓库:实收数量、入库时间和退货;散装原料的磅单。
  • 质检或使用部门:需要检验的物料,确认检验合格数量。
  • 财务应付:把三张单据关联起来核对,列出差异、跟踪处理,处理完再进入付款审批。

为什么不能由一个部门包办?

下单、收货、付款由不同的人负责,是采购业务内部控制的基本做法,可参照《企业内部控制应用指引第 7 号——采购业务》。同一个人既下单、又确认收货、又批准付款,出了错很难被发现。

对不上的时候谁来定怎么处理?

应付负责发现和列出差异,查原因由对应部门负责。是否付款、要不要调账,按企业的审批权限由负责人决定。

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